Informations pratiques

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Formalités adminitratives

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Vous vous adressez à l’ICO pour :

  • une consultation,
  • un examen,
  • une hospitalisation.

 

Les lieux et heures de rendez-vous sont indiqués sur votre convocation. Elle vous sera demandée à l’accueil.

Votre consultation ou votre hospitalisation nécessite, dans votre intérêt, certaines formalités administratives indispensables à la prise en charge de vos frais de séjour par la caisse de Sécurité Sociale ou l’organisme qui vous assure.

Dès votre arrivée, vous prendrez un ticket à la borne d’accueil. À l’appel de votre numéro, nous vous accueillerons afin de procéder aux formalités administratives. Vous pouvez profiter de cette attente pour mettre à jour votre carte vitale à la borne mise à disposition à l’accueil.

Lors de chaque venue à l’ICO, la secrétaire administrative aura besoin que vous lui présentiez :

  • une pièce d’identité avec des données actualisées (carte d’identité, carte de séjour, permis de conduire ou passeport),
  • votre carte Vitale, 
  • l’attestation de vos droits si vous bénéficiez de la Couverture Maladie Universelle  complémentaire (CMUc),
  • votre carte d’affiliation à une mutuelle ou à une compagnie d’assurance complémentaire précisant votre numéro d’adhérent ou de contrat.
  • Le cas échéant : la notification de prise en charge à 100% des frais de soins délivrée par votre organisme d’assurance maladie,
  • le volet de la déclaration d’accident de travail ou de maladie professionnelle, 
  • la carte européenne d’assurance maladie ou le formulaire E112. 

 

De plus, n’oubliez pas de vous munir de votre carte de groupe sanguin et de tout document médical en votre possession utile à votre prise en charge.

Pour les rendez-vous donnés en dehors des heures d’ouverture de l’accueil, vous devrez vous présenter directement dans le service où vous êtes attendu. Dans ce cas, les formalités administratives seront réalisées dans un deuxième temps.
 

Frais médicaux

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L’ICO est un Etablissement de Santé Privé d’Intérêt Collectif (ESPIC). À ce titre, aucun dépassement d’honoraires ni activité libérale n’y sont pratiqués.

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Règlement du ticket modérateur

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Si vous êtes assuré social, les organismes d’assurance maladie prendront en charge 70 à 80 % des frais de séjour ; les 20 à 30 % restants seront à votre charge ou à celle de votre mutuelle. Dans certains cas, les frais de séjour sont pris en charge à 100 % :

  • en cas de soins liés à une affection de longue durée (ALD), 
  • en cas d’intervention chirurgicale avec un acte opératoire supérieur à 120€, 
  • à compter du 31e jour d’hospitalisation, 
  • lorsqu’il s’agit de soins en rapport avec un accident de travail ou une maladie professionnelle reconnue.

 

Si votre traitement peut être pris en charge à 100 % par l’assurance maladie, il est indispensable de  contacter votre médecin référent pour qu’il en fasse la demande à votre Caisse d’Assurance Maladie. En l’absence de notification de prise en charge à 100%, le ticket modérateur vous sera facturé directement si votre mutuelle n’en prévoit pas la couverture ou n’est pas conventionnée avec l’ICO, dans la limite des tarifs en vigueur à la date des soins.

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Règlement du forfait journalier

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Le forfait journalier est une participation forfaitaire à votre charge en cas d’hospitalisation (sauf   exception). Il correspond à des frais liés à l’hébergement (alimentation, lingerie, ...). Il vous sera facturé directement si votre mutuelle n’en prévoit pas la couverture ou n’est pas conventionnée. 

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Règlement d’une franchise

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Il s’agit de la participation de l’assuré aux actes médicaux coûteux.

Ce forfait est applicable dans certaines situations ; il vous sera facturé directement si votre mutuelle n’en prévoit pas la couverture ou n’est pas conventionnée avec l’ICO.

Vous serez exonéré(e) de cette participation en cas de soins en rapport avec une affection de longue durée.

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Les suppléments

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Des suppléments peuvent être facturés lors de votre séjour (chambre particulière, télévision téléphone,…)

Pour éviter toute avance d’argent, vous pouvez demander à votre mutuelle une attestation de prise en charge et nous la remettre à votre arrivée ou nous la faire transmettre par fax. Dans certains cas,  les frais de transport entre votre domicile et l’ICO peuvent être pris en charge par l’assurance maladie. Cette prise en charge est toujours subordonnée à une prescription médicale établie par le médecin qui demande votre venue à l’ICO. Elle indique le mode de transport adapté à votre état de santé.

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Cas particuliers

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En l’absence de toute couverture par les organismes de sécurité sociale française, les patients verront au préalable leur dossier étudié par la commission AGAPÉ (Accueil et Gestion Administrative des Patients venus de l’Etranger).

La commission AGAPÉ de l’ICO examinera les demandes et rendra un avis, positif ou négatif,  selon la situation sociale, médicale et administrative du patient.

Si accord de la commission AGAPÉ, l’intégralité de la prise en charge médicale prévisionnelle sera à régler par le patient sur présentation d’un devis établi par l’ICO (Article R.6145-4 du  code de la santé publique).

Identité

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Dans le cadre du renforcement des mesures d’identito-vigilance, un bracelet d’identification et/ou une carte vous sera donné(e) lors de votre accueil dans le service d’hospitalisation.

Ce document comporte uniquement les informations liées à votre identité.

Ce principe d’identito-vigilance permet à l’ensemble des professionnels de l’ICO de s’assurer de votre identité tout au long de votre séjour et plus particulièrement avant la réalisation d’un examen ou   d’un acte spécifique (prise de sang, administration de médicament, intervention chirurgicale…). 

Ne soyez pas étonné si les soignants vous demandent systématiquement avant chaque soin de décliner votre identité (nom, prénom, date de naissance), cela fait partie de la vigilance demandée aux professionnels au cours de votre prise en charge.

Types de séjours

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Deux modes d’hospitalisation existent, selon votre état de santé ou le traitement mis en place :

  • l’hospitalisation de jour : elle permet l’administration en ambulatoire (en moins d’une journée) de certains traitements de chimiothérapie, la chirurgie ambulatoire et la réalisation de bilans et/ou de soins, 
  • l’hospitalisation complète : au moins une nuit. Elle est surtout nécessaire pour la chirurgie, l’oncologie médicale, parfois la radiothérapie, et pour tout soin et traitement nécessitant une surveillance continue.

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La chambre :

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Votre séjour en chambre à un ou deux lit(s) dépend essentiellement de votre état de santé et des   disponibilités de l’établissement.
Nous nous efforçons cependant de satisfaire vos souhaits d’hébergement en fonction des possibilités.

Si vous souhaitez être accueilli en chambre individuelle :

  • conformément à l’article R1112-18 du code de la santé publique, l’ICO propose deux régimes d’hospitalisation : le régime commun et le régime particulier, lequel prévoit la mise à disposition des patients qui le désirent d’une chambre à un lit, dans la limite des disponibilités.
  • aussi, lorsque vous souhaitez bénéficier d’une chambre particulière, un supplément (par journée d’hospitalisation) sera facturé à votre mutuelle, si celle-ci prend en charge ce type de prestation. Lors de votre accueil administratif, nous vous demanderons de remplir un formulaire prévu à cet effet.

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Vos vêtements et objets personnels :

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Pour votre séjour, nous vous remercions d’apporter :

  • votre éventuel traitement médicamenteux personnel (prescrit par votre médecin traitant) pour une durée de 5 jours, ainsi  ue les ordonnances correspondantes. Le médecin vous prenant en charge à l’ICO et/ou le pharmacien vérifient l’absence de contre-indication avec le traitement qui sera institué dans le cadre de votre hospitalisation. L’ICO étant très spécialisé, il ne peut détenir en stock la totalité des médicaments existant sur le marché et les temps d’approvisionnement peuvent être un peu plus longs qu’en officine,
  • vos vêtements de rechange en quantité suffisante : pyjama, chaussons, linge de toilette…, 
  • munissez-vous d’un nécessaire de toilette complet (brosse à dent, dentifrice, savon, peigne, shampoing, rasoir...) car l’établissement ne fournit pas ces objets de toilette.

 

Nous mettons à votre disposition un coffre-fort ainsi qu’une armoire ou un placard sans clé, pour déposer vos effets.  Vous pouvez apporter de l’argent si vous souhaitez ouvrir une ligne téléphonique, profiter des services qu’offre la cafétéria... En revanche, nous vous déconseillons d’apporter des bijoux ou des objets de valeur. 

En aucun cas, l’ICO ne pourra être tenu pour responsable de l’argent ou des objets que vous aurez conservés auprès de vous.

Un dépôt peut néanmoins être fait dans le coffre de l’établissement.

Services de proximité

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La restauration :

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La restauration est réalisée en collaboration avec le service diététique de l’ICO.

L’équipe de restauration est à l’écoute et à votre service de 7h à 20h30 - 7 jours sur 7.

Les menus sont cuisinés sur place et validés par les diététiciennes ainsi que les régimes et textures modifiées. Nos prises de commandes sont réalisées par les aides-soignantes et encadrées par les diététiciennes. Nous sommes à votre disposition pour toutes demandes et commandes particulières et spécifiques.

Horaires des repas :

  • petit déjeuner : 7h30
  • déjeuner : 12h à 12h15
  • goûter : 15h30 à 16h
  • dîner : 18h30 à 18h45

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L’accueil de vos proches - Les visites

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Vos parents et amis peuvent vous rendre visite de 13h00 à 20h00 avec votre accord, en l’absence de contre-indication médicale. Les cadres de santé sont à votre disposition pour étudier d’autres possibilités, au cas par cas. Il est possible de  prendre rendez-vous auprès des secrétariats, pour une rencontre avec un médecin du service.

Pour préserver votre repos et celui des autres malades, nous leur recommandons de ne pas venir trop nombreux, ni trop longtemps dans votre chambre. Des « Salons des familles » sont à votre disposition. Ils vous permettent de recevoir les membres de votre famille dans un lieu convivial.
Recevoir la visite de jeunes enfants est permis sous la responsabilité d’un adulte.

L’hébergement de votre famille : si vous avez besoin d’un hébergement, n’hésitez pas à en parler aux équipes de soins.

Pour toute information concernant l’accompagnant, vous pouvez vous rapprocher du personnel soignant.

Vos relations avec l’extérieur

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Le téléphone

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Nous vous rappelons que l’usage du téléphone portable n’est pas souhaité à l’intérieur de tout l’établissement hospitalier.

Un poste permettant de recevoir les appels de l’extérieur est mis gratuitement à votre disposition dans votre chambre. À votre arrivée et pour les appels vers l’extérieur, il vous sera proposé l’ouverture d’une ligne téléphonique par une demande spécifique, celle-ci donnant lieu à facturation. Une fiche déposée dans chaque chambre précise les modalités d’ouverture et de fonctionnement de cette ligne. Vos proches pourront vous joindre directement à ce numéro. Pour préserver le repos des autres patients, prévenez vos correspondants d’éviter les appels après 21h. Indiquez à vos correspondants habituels la date de votre départ afin que le patient qui occupe ensuite la chambre ne soit pas importuné.
 

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La connexion internet

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L’ICO offre, aux patients hospitalisés ou en traitement, un lien avec le monde extérieur. Vous pourrez être en contact permanent avec votre famille, vos amis par le biais d’une borne Wifi. L’ICO vous propose en accès libre et gratuit une connexion Wifi. Si vous disposez de votre ordinateur personnel avec un équipement Wifi inclus, vous pouvez demander la connexion directe au réseau et l’établissement vous attribuera des identifiants, ils vous seront personnels. Ce matériel est placé sous votre entière responsabilité et l’ICO ne peut être tenu pour responsable en cas de vol ou dégradation. Toutes les conditions d’utilisation et règles de bon usage vous seront indiquées dans un document dont vous prendrez connaissance avant de vous engager. 

Pour bénéficier de ces services, contactez le personnel de soins de votre unité

Consignes particulières

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Pour vous permettre de passer un séjour dans les meilleures conditions possibles, nous vous recommandons :

  • de respecter la réglementation qui interdit de fumer dans les lieux publics. Adhérant au Réseau Hôpital Sans Tabac et signataire, depuis le 2  mai 2006, de la Charte Hôpital Sans Tabac, la Direction a décidé, outre la disparition de la zone fumeur d’étendre le domaine d’application de cette mesure en instituant l’interdiction de fumer à l’ensemble de l’enceinte de l’établissement,
  • pour préserver le repos de vos voisins, de réduire la tonalité de vos appareils audio, postes de télévision et d’éviter les conversations trop bruyantes, 
  • d’avoir une tenue vestimentaire correcte lorsque vous sortez de votre chambre,
  • nous vous rappelons l’obligation pour vous, patient, et pour vos proches en visite, de respecter les règles et recommandations élémentaires d’hygiène,
  • l’utilisation des téléphones portables n’est pas souhaitée dans l’enceinte de l’ICO, car ils peuvent d’une part créer des interférences préjudiciables au bon fonctionnement des équipements électroniques destinés à vos soins et, d’autre part, troubler le repos des patients que nous vous invitons à respecter,
  • pour les malades en cours de curiethérapie ou de traitement à l’iode radioactif, les visites sont par principe interdites, notamment pour les femmes enceintes et les enfants.

 

Une dérogation peut être accordée pour des courtes visites limitées à 10 minutes sous réserve de l’accord de l’équipe soignante.
 

Détente et loisirs

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Télévision / musique

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Ce service est mis à votre disposition gracieusement dans les secteurs hôpital de jour et chirurgie ambulatoire de l’ICO. Il est payant dans les secteurs d’hospitalisation conventionnelle, selon les dispositions qui vous seront remises lors des formalités d’entrée.
L’abonnement se souscrit à la cafeteria.

Exception : pour les patients hospitalisés sur le site de l’Hôpital Laënnec sur le site ICO Saint-Herblain, se présenter près du relais H de l’accueil général de l’hôpital Laënnec ou les contacter par téléphone.

Chaque chambre est équipée d’un téléviseur avec sa télécommande captant les principales chaînes. Vous pouvez apporter votre lecteur de CD ou MP3 ; la conservation de ce matériel est placée sous votre entière responsabilité.

Afin de respecter la tranquillité de chacun, nous vous remercions de penser à baisser le son.

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Cafétéria / presse

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Une cafétéria est à votre disposition et vous accueille du lundi au vendredi, Elle vous propose une restauration rapide, des boissons chaudes ou froides, des confiseries et viennoiseries.

Vous y trouverez un service de presse (journaux, magazines) et de restauration rapide (sandwiches, boissons, friandises) ainsi que des produits d’hygiène.

La ronde des livres : des bibliothèques remplies de livres sont à votre disposition dans quelques secteurs. Le principe en est simple, soit vous pouvez emprunter un livre ou le garder, soit vous pouvez déposer et donner un livre en bon état. 

Votre sécurité

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Prévention du risque d’exposition aux rayonnements

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L’ICO utilise pour certains examens de diagnostic et pour les traitements par radiothérapie, des produits radioactifs et des appareils émetteurs de rayonnements ionisants.

Les risques associés à cette activité sont évalués et maîtrisés. Les locaux utilisant des sources de rayonnements ionisants sont identifiés. Leurs accès sont signalés par des panneaux représentant un « trèfle » de couleur bleue ou verte.

Vous devez vous abstenir de pénétrer dans ces locaux sans y être invité(e) par un membre du personnel. 

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Prévention des risques électriques

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Plus encore qu’à votre domicile, l’électricité est omniprésente dans les locaux de l’ICO, avec des milliers de matériels électriques, y compris par exemple dans votre lit qui comporte des moteurs vous permettant de régler vous-même sa hauteur ou l’inclinaison du relève-buste. L’ICO est soumis à  une réglementation très stricte de sécurité.

Des contrôles de conformité de ses installations et équipements sont régulièrement effectués. Cependant, des risques d’électrocution persistent en cas de mise à nu accidentelle de conducteurs électriques sous tension.

Pour votre sécurité vous devez :

  • signaler au personnel toute situation présentant un réel risque (prise arrachée, interrupteur cassé, câble endommagé, capot manquant sur un appareil électrique…), 
  • vérifier le bon état de tout appareil électrique personnel que vous utiliserez au Centre, et vous assurer notamment de son raccordement réglementaire à la prise de terre, vous  abstenir de toute manipulation sur les installations et équipements électriques, et éviter les risques de renversement de liquides sur ceux-ci.

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Prévention des risques d’incendie

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Les éléments qui garantissent déjà votre sécurité en conformité avec la réglementation, outre la résistance au feu de la structure des bâtiments, sont : 

  • un système de détection qui couvre tous les locaux et les circulations : il signale immédiatement un éventuel début de feu et permet une intervention rapide des secours, 
  • un cloisonnement « coupe-feu » entre les étages, et un découpage de chaque étage en « compartiments » isolés par des cloisons et portes coupe-feu, pour diminuer les risques d’extension et vous mettre rapidement en « sécurité », 
  • l’isolement « coupe-feu » (cloisons, planchers et porte) de chaque chambre. 

 

En cas d’alarme — incendie : 

  • respectez les consignes du personnel,
  • maintenez fermées les portes et fenêtres de votre chambre, 
  • suivez les directives des services de secours. 

 

Contribuez à la réduction du risque de feu :

  • en vous abstenant de fumer dans l’enceinte de l’établissement,
  • en signalant immédiatement au personnel tout fonctionnement anormal d’un appareil électrique (odeur, fumée, chaleur).

Votre sortie

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Votre sortie doit être autorisée par le médecin.

Si vous décidez néanmoins de quitter l’établissement sans autorisation, un médecin vous informera des conséquences de votre décision. Si vous la maintenez, il vous sera demandé de prendre connaissance et de signer un document attestant de votre sortie contre avis médical. Ce document vous sera remis avant votre départ et dans ce cas, les frais de transport seront à votre charge.

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Les formalités

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Nous vous remercions de vous présenter, obligatoirement, à l’accueil de l’établissement pour accomplir les formalités administratives nécessaires (excepté le samedi et le dimanche matin, où les formalités seront réalisées dans le service d’hospitalisation) :

  • obtenir un bulletin de situation : ce document peut vous être utile ultérieurement, notamment pour les formalités auprès de votre caisse de sécurité sociale ou de votre employeur, 
  • votre dossier administratif sera vérifié (votre ligne téléphonique sera fermée), une situation des documents manquants et des sommes dues sera établie (règlement de vos consommations téléphoniques, repas accompagnants ou autres prestations si  nécessaire).

 

Pensez à l’éventuel retrait du coffre de l’Institut de vos dépôts de biens ou de valeur.
 

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Votre retour à la maison et le suivi médical

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Si votre état de santé nécessite un moyen de transport spécifique, une prescription médicale de transport vous sera délivrée. 

Les prescriptions médicales nécessaires (soins, traitements) vous seront remises dans l’unité de soins. S’il vous est proposé un rendez-vous de consultation ou d’hospitalisation, pour assurer la surveillance des effets de votre traitement ou la poursuite de celui-ci, n’omettez pas d’en prendre connaissance et de le conserver.

Une coordination est mise en place pour assurer le relais avec votre médecin généraliste (ou tout autre médecin que vous aurez désigné) qui sera informé de votre état de santé. Votre livret de liaison aidera à coordonner vos soins.

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Les transports sanitaires

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Vous venez à l’ICO pour une hospitalisation, un soin, une consultation ou un examen depuis votre  domicile, un EPHAD ou une Unité de Soins Longue Durée ou vous quittez l’ICO pour vous rendre à votre domicile, en EPHAD ou en USLD.

LE MÉDECIN est habilité à vous établir la prescription médicale de transport selon votre état de santé et votre degré d’autonomie.

La prise en charge est subordonnée à cette prescription médicale qui doit être établie A PRIORI,  c’est-à-dire avant que le transport soit réalisé. C’est votre état de santé qui permettra au médecin de choisir le type de véhicule :

  • Vous êtes AUTONOME : AUCUNE PRESCRIPTION NE PEUT ETRE REALISÉE
  • Vous devez rester assis et ne pouvez pas conduire vous-même, peuvent être prescrits : 
    • la voiture personnelle et accompagnement par un proche, 
    • les transports en commun, 
    • le taxi conventionné ou le VSL. 
  • Vous devez rester allongé :
    • l’ambulance est prescrite dans ce cas. 

 

Un ACCORD PRÉALABLE de l’Assurance Maladie est nécessaire pour les cas de transports en série :

  • au moins 4 transports d’une distance aller de
  • plus de 50 kms pour un même traitement dans
  • un délai de 2 mois.

 

Vous êtes hospitalisé(e) à l’ICO et vous quittez l’ICO pour une permission de sortie de moins de 48 heures :

  • si la permission est pour convenance personnelle, le transport est à votre charge, 
  • si la permission est pour motif médical, le transport est à la charge de l’ICO. Vous n’avez rien à faire, nous l’organisons. 
  • Vous quittez un établissement de santé dans lequel vous étiez hospitalisé pour être accueilli à l’ICO : 
    • pour une séance de radiothérapie ou chimiothérapie, le transport est à la charge de l’ICO, 
    • pour un transfert de plus de 48 heures à l’ICO, le transport est organisé par l’établissement qui vous envoie (aller simple), 
    • pour une simple consultation, un acte d’imagerie, un séjour de moins de 48 heures, le transport est organisé par l’établissement qui vous envoie.

 

Vous êtes hospitalisé(e) à l’ICO et vous êtes adressé(e) dans un autre établissement de soins : le transport est à la charge de l’ICO et nous l’organisons.

 

Le choix du prestataire

  • pour les transports à notre charge et que nous organisons, nous avons mis en place des  contrats avec les sociétés de transport pour nous permettre d’avoir des interlocuteurs privilégiés, une organisation plus efficiente et un suivi de la qualité de prestation. N’hésitez pas à nous faire part des difficultés que vous pourriez rencontrer,
  • lorsque les transports sont à la charge de l’assurance maladie, vous pouvez choisir votre société de transport. 

 

Vous pouvez être amené(e) à changer de prestataire si vous avez une série de transport programmée pour chimiothérapie ou radiothérapie et que vous devez être hospitalisé(e) à un moment donné. Nous sommes conscients que cela peut représenter une difficulté, une perte de vos repères, mais nous nous efforcerons de mettre tout en œuvre pour que cela se passe au mieux.
 

La qualité de votre prise

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Les enquêtes de satisfaction

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La Qualité s’inscrit dans une dimension transversale et permet de veiller, en continu, au perfectionnement du niveau de performance de l’ensemble de notre structure:


Evaluation des pratiques professionnelles, audits et enquêtes au service d’une amélioration permanente

  • l’ICO participe au recueil des indicateurs IPAQSS portant sur différents critères de prises en charge. Les résultats font l’objet d’un affichage obligatoire dans l’établissement,
  • des audits internes sont également réalisés dans les domaines suivants : coordination des soins en cancérologie (dispositif d’annonce, délais de prise en charge), gestion des risques (circuit du médicament, identito-vigilance, implémentation de la checklist au bloc opératoire), accréditation COFRAC pour la conformité des laboratoires de biologie, 
  • des enquêtes sont ponctuellement réalisées auprès des patients, des correspondants externes et des professionnels. À ce titre vous pouvez être sollicité pour participer à une :
    • enquête de satisfaction des patients hospitalisés,
    • enquête de satisfaction des correspondants médicaux externes, 
    • enquête sur le port du bracelet d’identification auprès des patients et des professionnels, 
    • enfin, l’ICO participe avec 111 autres établissements de santé au projet CLARTE, pour la production d’indicateurs en santé, dont l’objectif est de développer et valider des  indicateurs management des ressources humaines et sécurité des soins.