Texte
Activités relatives au secrétariat de la Direction Générale :
Le secrétariat de la direction générale compte 3 personnes physiques (2,3ETP), sur 2 sites (1 personne à Angers, 2 à Saint Herblain).L’assistante devra assurer la continuité du secrétariat pendant les absences des autres assistantes.
Dans le respect des procédures en place et en tenant compte de l'aspect confidentiel de certains dossiers, les activités consistent à :
- Assister le Directeur Général et la Directrice Générale Adjointe afin d'optimiser la réalisation de leurs activités administratives (en assurant par exemple l’organisation des réunions et déplacements…)
- Organiser et coordonner les informations internes et externes (diffusion des courriers aux services concernés, rédaction et/ou mise en forme et diffusion de notes, …)
- Assister le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint et le Directeur Médical du site de Saint-Herblain sur les dossiers permanents et spécifiques dans le respect des délais et des procédures définies (par exemple assurer un suivi des demandes des tutelles…)
- Assurer la gestion des astreintes du personnel médical ainsi que des cadres administratifs (centraliser, établir les listes hebdomadaires, diffuser…)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la direction générale
- Assurer la permanence d’accueil téléphonique de la direction générale (8h30 - 18h00 en général)
- Assurer le secrétariat des staffs d’encadrement du site de Saint-Herblain
- Gérer la contractualisation des interventions des praticiens du site de Saint-Herblain en tant qu’orateurs ou experts à des évènements avec les laboratoires pharmaceutiques (calcul du montant de rémunération, relecture et validation des contrats)
Activités relatives au secrétariat de la Direction du Système d’Information :
- Assister le DSI afin d'optimiser la réalisation de son activité administrative (en assurant par exemple l’organisation des réunions et déplacements…)
- Assister le DSI sur le suivi administratif des dossiers et documentation de la DSI (contrats, conventions, marchés, commandes)
- Organiser et coordonner les informations internes et externes (diffusion des courriers aux services concernés, gestion des contacts avec les fournisseurs)
- Contribuer à la communication interne de la DSI
- Assurer l’accueil des nouveaux arrivants
- Contribuer à l’organisation logistique des réunions du programme DPI
- Contribuer à la rédaction, la mise en forme et la diffusion de la communication du programme DPI (Newsletter)
